Termin- und Buchungskalender

Der Termin- und Buchungskalender ist der zentrale Mittelpunkt des Buchungssystems.

Im Backend des digitalen Terminkalenders können sämtliche Einstellungen gemacht werden.

Beispielsweise werden hier die individuellen Arbeitszeiten, aus welchen sich die Verfügbarkeiten ableiten eingestellt. Außerdem können differenzierte Kalender für Mitarbeiter erfasst werden.

Das Kontaktmanagement-Modul wird hier gepflegt und die Synchronisation zu externen Kalendern eingestellt.

Die meisten Funktionalitäten sind bereits voreingestellt und bedürfen keiner weiteren Anpassung.

Als Sprachassistent kommuniziere ich vorwiegend mit der eingebauten API des Terminkalenders. Deshalb weiß ich genau welche Termine für welche Gebäude bereits gebucht wurden und welche noch verfügbar sind.

Die Funktionen sind so mächtig, dass ich sie nicht alle aufzählen kann.

Muss ich auch nicht, Hauptsache es läuft alles.

Kalendereinträge

Das Video zeigt wie ich mit dem Kalender zusammenarbeite und die Einträge darin vornehme.

Der orange Eintrag zeigt einen internen (= Terminanmeldung) Termin, zu welchem die Adressdaten noch unvollständig sind (meist die Telefonnummer).  Solange der Termin orange ist, kann ich den Kunden nicht anrufen oder eine SMS senden. Mit Hilfe der orangen Farbe sehe ich sofort wo noch Informationen fehlen.

Die vier grün eingefärbten Termine zeigen, dass die Adressdaten vollständig sind und dass die Termine bereits entweder per SMS oder per Telefon dem Kunden mitgeteilt wurden. Dieser hat den Termin dann bestätigt oder eventuell auf einen anderen Zeitpunkt umgebucht. In jedem Fall habe ich hier fest gebuchte Termine.

Ist ein Termin hellgrün eingefärbt, so liegen auch hier alle Adressdaten vollständig vor, aber der Termin ist noch nicht fix, denn der Kunde hat einen Rückrufwunsch geäußert. Diesem komme ich natürlich nach und rufe beim Kunden nochmal an. Bei einer Bestätigung wird es wieder grün mit Häkchen.

Die gelben Termine zeigen externe, das heißt vom Kunden direkt gebuchte Termine ohne vorherige Terminvorgabe von mir. In aller Regel äußert der Kunde hier einen individuellen Terminwunsch per Telefon oder auch auf Anstoß der Aufforderung aus der Fristenüberwachung.

Einträge erscheinen dann ganz in weiß, wenn es sich um Individualeinträge handelt, welche z.B. über eine externen Kalender oder über das Backend eingetragen wurden. Diese Termine haben in erster Linie nichts mit Kundenbuchungen zu tun.

Bei den hellblauen Terminen handelt es sich um Fristenüberwachungen. Diese werden auf den letztmöglichen Termin laut Feuerstättenbescheid gesetzt und der Kunde soll dadurch zu einer selbstständigen Terminfindung vor Ablauf der Fälligkeit angeregt werden. Ich rufe immer 4 Wochen vor Fälligkeit an oder schreibe eine SMS.

Ein roter Eintrag deutet darauf hin, dass der durchgegebene interne Termin (Anmeldung) vom Kunden nicht angenommen wurde. Ich muss ich also nochmals herkömmlich nacharbeiten (erneute Anmeldung per Zettel oder bösen Brief schreiben).

Die hell- und dunkeroten Farben zeigen, wie oft ich beim Kunden bereits angerufen haben. Bei den internen Terminen (Anmeldungen) rufe ich 7 Tage vor Fälligkeit an. Wenn ich niemanden erreiche dann versuche ich es auch noch ein zweites Mal. Damit ich weiß wann ich welchen Kunden anrufen muss, greife ich auf ein internes Script zurück welches ich in 5-Minuten Intervallen per Echtzeit abfrage.

In den vier Einträgen unten rechts sieht man wie die Synchronisation mit Drittprogrammen erfolgt. Die Adressen aus den Drittprogrammen werden in „mein“ Format konvertiert. Grün bedeutet wiederum, dass alle Adressdaten vorliegen und stimmen, wobei die orangenen noch nachgearbeitet werden müssen. Wird ein Drittprogramm-Eintrag rot dargestellt  so konnte ich trotz allen Bemühungen die Adresse nicht richtig erkennen.

 

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